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1.2 Die normativen Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung
Damit jede Form der Datenverarbeitung innerhalb unseres Hauses auf einem soliden rechtlichen Fundament steht, stützen wir uns auf die folgenden Säulen der DSGVO:
• Freiwillige Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO): Sofern wir Sie für spezifische Verarbeitungsvorgänge (beispielsweise das Abonnement eines Newsletters oder die Nutzung nicht-notwendiger Cookies) um Ihre Erlaubnis bitten, ist diese Einwilligung die maßgebliche Rechtsgrundlage. Sie haben gemäß Art. 7 Abs. 3 DSGVO das uneingeschränkte Recht, diese Zustimmung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen.
• Vertragliche und vorvertragliche Pflichten (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO): Diese Grundlage greift immer dann, wenn die Datenverarbeitung zwingend erforderlich ist, um einen zwischen Ihnen und uns geschlossenen Vertrag zu erfüllen oder um Anfragen zu bearbeiten, die einer Vertragsanbahnung dienen (z. B. Angebotsanfragen).
• Erfüllung gesetzlicher Anforderungen (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO): Als Unternehmen unterliegen wir zahlreichen rechtlichen Bindungen (etwa aus dem Steuer- oder Handelsrecht), die uns zur Verarbeitung und Archivierung bestimmter Daten zwingen.
• Wahrung berechtigter Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO): In Fällen, in denen die Verarbeitung zur Sicherung unserer berechtigten Interessen oder derer eines Dritten notwendig ist (z. B. zur Gewährleistung der IT-Sicherheit oder zur Optimierung unseres Webangebots) und Ihre persönlichen Grundrechte nicht überwiegen, bildet dieser Artikel die Basis. Hiergegen steht Ihnen ein Widerspruchsrecht nach Art. 21 DSGVO zu.
 

1.3 Protokolle zur Datenlöschung und zur zeitlichen Dauer der Speicherung
• Wir verfolgen konsequent das Prinzip der Speicherbegrenzung und Datensparsamkeit. Ihre personenbezogenen Daten werden grundsätzlich gelöscht oder in ihrer Verarbeitung eingeschränkt, sobald der ursprüngliche Zweck der Speicherung entfällt. Eine darüber hinausgehende Archivierung findet ausschließlich dann statt, wenn wir durch den europäischen oder nationalen Gesetzgeber dazu verpflichtet sind. Dies betrifft insbesondere die handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungspflichten, die sich aus der Abgabenordnung (AO) und dem Handelsgesetzbuch (HGB) ergeben. In diesen Fällen können die Speicherfristen bis zu 10 Jahre betragen, bevor eine endgültige Vernichtung der Daten erfolgt.

1.4 Ihre weitreichenden Rechte als betroffene Person
Um Ihre digitale Souveränität zu wahren, gewährt Ihnen der Gesetzgeber umfangreiche Kontrollrechte, die wir wie folgt umsetzen:
• Auskunftsrecht (Art. 15 DSGVO): Sie können eine Bestätigung darüber verlangen, ob wir Daten zu Ihrer Person verarbeiten, und detaillierte Informationen über die Verarbeitungszwecke sowie die Herkunft der Daten erhalten.
• Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO): Sollten die bei uns gespeicherten Daten unrichtig oder unvollständig sein, haben Sie das Recht auf unverzügliche Korrektur.
• Recht auf Löschung („Recht auf Vergessenwerden“, Art. 17 DSGVO): Unter bestimmten Voraussetzungen können Sie die Löschung Ihrer Daten verlangen, sofern keine rechtlichen Gründe (wie etwa gesetzliche Aufbewahrungsfristen) dagegensprechen.
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO): Sie können verlangen, dass wir die Nutzung Ihrer Daten einschränken, falls beispielsweise die Richtigkeit bestritten wird oder die Verarbeitung unrechtmäßig ist.
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO): Wir stellen Ihnen Ihre Daten in einem gängigen, maschinenlesbaren Format zur Verfügung, damit Sie diese bei Bedarf zu einem anderen Anbieter mitnehmen können.
• WIDERSPRUCHSRECHT (Art. 21 DSGVO): Gegen Verarbeitungen, die wir auf Basis „berechtigter Interessen“ durchführen, können Sie aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit Widerspruch einlegen.
• Beschwerderecht (Art. 77 DSGVO): Sie haben zudem das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns zu beschweren.
Für die Ausübung dieser Rechte oder bei allgemeinen Fragen zum Datenschutz wenden Sie sich bitte an unseren Datenschutzbeauftragten: Datenschutzbeauftragter der Three-M’s E-Mail: Info@three-ms.de

II. DETAILLIERTE DATENSCHUTZERKLÄRUNG FÜR UNSERE DIGITALEN PRÄSENZEN

2.1 Technische Bereitstellung und Infrastruktur der Webseite
• Hosting-Dienstleistungen: Unsere Webpräsenz wird auf hochsicheren Servern eines spezialisierten Hosting-Anbieters innerhalb der Europäischen Union betrieben. Die rechtliche Grundlage hierfür ist ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO. Unser Dienstleister stellt die notwendige Infrastruktur, Rechenkapazität und Sicherheitsleistungen bereit, um einen störungsfreien Betrieb zu garantieren. Dabei fallen technische Daten an, die für die Kommunikation zwischen Ihrem Browser und unserem Server unumgänglich sind.
• Server-Logfiles (Protokollierung): Bei jedem Zugriff auf unsere Webseite erhebt das System automatisiert Daten über Ihr Endgerät. Protokolliert werden: Browsertyp und -version, das verwendete Betriebssystem, die zuvor besuchte Webseite (Referrer-URL), die IP-Adresse, das Datum und die exakte Uhrzeit des Abrufs sowie die übertragene Datenmenge. Diese Informationen dienen ausschließlich der statistischen Auswertung zur Verbesserung unserer Dienste sowie der Abwehr und Analyse von Cyber-Angriffen. Die Daten werden nach einer Frist von sieben Tagen gelöscht.
• Einsatz von Cookie-Technologie: Wir setzen sogenannte Cookies ein. Dies sind kleine Textdateien, die Ihr Browser lokal auf Ihrem Rechner speichert. Wir nutzen technisch notwendige Cookies, um Basisfunktionen der Seite sicherzustellen (§ 25 Abs. 2 TDDDG). Für weiterführende Analyse- oder Marketing-Cookies (z. B. zur Wiedererkennung bei einem erneuten Besuch) bitten wir Sie vorab um Ihre ausdrückliche Zustimmung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Sie können die Installation von Cookies durch eine entsprechende Einstellung Ihrer Browser-Software verhindern, was jedoch die Funktionalität unserer Seite einschränken kann.
• Einwilligungsmanagement (Real Cookie Banner): Zur rechtssicheren Verwaltung Ihrer Cookie-Einstellungen nutzen wir das Tool „von Strato“ der der Strato GmbH. Hierbei werden Ihre Präferenzen dokumentiert und gespeichert, um unserer Nachweispflicht gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO nachzukommen.

2.2 Mechanismen der digitalen Kontaktaufnahme
Wenn Sie uns über unsere bereitgestellten Kontaktwege (Formular, E-Mail, Telefon) kontaktieren, werden die von Ihnen übermittelten Daten (z. B. Name, E-Mail-Adresse, Anliegen) bei uns gespeichert. Dies erfolgt zur Bearbeitung Ihrer Anfrage sowie für den Fall, dass Anschlussfragen entstehen. Diese Datenverarbeitung basiert entweder auf der Anbahnung eines Vertrages (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) oder auf unserem berechtigten Interesse an einer effizienten Kommunikation (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Wir geben diese Informationen nicht ohne Ihre Zustimmung an Dritte weiter und löschen sie, sobald die Anfrage abschließend geklärt ist.

2.3 Reichweitenmessung und Analyse mit Matomo
Um unser Angebot kontinuierlich zu verbessern, setzen wir den Webanalysedienst Matomo ein. Es handelt sich hierbei um ein Open-Source-Tool, das wir auf unseren eigenen Servern betreiben. Dadurch verlassen keine Daten unseren Kontrollbereich. Bevor eine Speicherung erfolgt, wird Ihre IP-Adresse anonymisiert (gekürzt), sodass kein Rückschluss auf Ihre Person möglich ist. Sie können diese Analyse jederzeit über unsere Cookie-Einstellungen unterbinden.

2.4 Einbindung von Diensten und Inhalten Dritter
Innerhalb unserer Webseite nutzen wir ergänzende Dienste, um die Benutzerfreundlichkeit zu erhöhen und statistische Daten zu erheben.
• Google Ads & Conversion-Tracking: Wir schalten Anzeigen über Google Ads, um auf unsere Leistungen aufmerksam zu machen. Wenn Sie über eine solche Anzeige zu uns gelangen, wird ein Cookie gesetzt, der uns anonymisierte Statistiken über den Erfolg der Werbemaßnahme liefert. Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO).
• Google Maps: Zur einfachen Lokalisierung unserer Standorte binden wir Kartenmaterial von Google Maps ein. Hierbei werden Daten an Google-Server (potenziell in den USA) übertragen. Wir stellen durch Verträge sicher, dass ein angemessenes Schutzniveau gewahrt bleibt.
• hCaptcha (Spam-Schutz): Um unsere Formulare vor automatisierter Ausspähung und Spam zu schützen, nutzen wir hCaptcha der Intuition Machines Inc. Dieser Dienst analysiert das Nutzerverhalten, um zwischen menschlichen Eingaben und Bots zu unterscheiden. Grundlage ist unser berechtigtes Interesse an der Sicherheit unserer technischen Systeme (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

2.5 Präsenz in sozialen Netzwerken (Social Media)
Wir unterhalten Profile auf verschiedenen Plattformen (Facebook, Instagram, LinkedIn, YouTube, ), um dort mit Kunden und Interessenten zu interagieren. Bitte beachten Sie, dass die Betreiber dieser Netzwerke oft umfangreiche Nutzerprofile erstellen und Daten außerhalb der EU verarbeiten können.
• Meta (Facebook/Instagram): Wir sind gemeinsam mit der Meta Platforms Ireland Ltd. für die Verarbeitung von „Seiten-Insights“ verantwortlich (Art. 26 DSGVO). Hierbei erhalten wir anonymisierte Daten über die Interaktion mit unseren Profilen. Weitere Informationen entnehmen Sie bitte den Datenschutzrichtlinien der jeweiligen Plattformbetreiber.

III. SPEZIFISCHE DATENSCHUTZHINWEISE FÜR BEWERBER*INNEN

3.1 Zweck und rechtliche Legitimation des Auswahlprozesses
Die Verarbeitung Ihrer Bewerberdaten erfolgt ausschließlich zum Zweck der Durchführung des Auswahlverfahrens und der Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses. Die primäre Rechtsgrundlage hierfür ist § 26 BDSG in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Sollten Sie uns freiwillig Informationen über Ihre Gesundheit oder Schwerbehinderung mitteilen (besondere Kategorien personenbezogener Daten), verarbeiten wir diese gemäß Art. 9 Abs. 2 lit. b DSGVO zur Erfüllung unserer arbeitgeberrechtlichen Pflichten.

3.2 Zugriffskontrolle und Datenempfänger
Innerhalb der Three-M’s erhalten nur diejenigen Personen Zugriff auf Ihre Daten, die unmittelbar in den Rekrutierungsprozess eingebunden sind (z. B. Personalabteilung, Fachvorgesetzte, Geschäftsführung). Wir setzen zur technischen Unterstützung das Bewerbermanagementsystem der Jobcluster Deutschland GmbH ein, mit der wir einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung geschlossen haben. Eine Weitergabe an unbefugte Dritte findet nicht statt.

3.3 Dauer der Datenspeicherung im Bewerbungskontext
Sollte Ihre Bewerbung nicht zu einer Einstellung führen, werden Ihre Unterlagen 180 Tage nach Bekanntgabe der Absage gelöscht. Diese Frist dient der Dokumentation für etwaige rechtliche Auseinandersetzungen (z. B. AGG). Eine längere Speicherung, etwa für einen Talent-Pool, erfolgt nur, wenn Sie uns hierzu Ihre ausdrückliche schriftliche Einwilligung erteilt haben.

IV. INFORMATIONEN FÜR GESCHÄFTSPARTNER, MITGLIEDER UND NETZWERKTEILNEHMER

4.1 Umfang und Rechtsgrundlagen der geschäftlichen Verarbeitung
Im Rahmen unserer geschäftlichen Beziehungen verarbeiten wir Daten unserer Partner und Mitglieder primär zur Vertragsabwicklung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Darüber hinaus nutzen wir Daten zur internen Administration, zur Pflege der Kundenbeziehungen sowie zur Erfüllung rechtlicher Dokumentationspflichten (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO). In Einzelfällen stützen wir Verarbeitungen auf eine gesonderte Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), etwa bei der Veröffentlichung von Referenzen.

4.2 Kategorien von Empfängern und internationaler Datentransfer
Wir übermitteln Daten nur dann an Dritte, wenn dies zur Vertragserfüllung zwingend notwendig ist (z. B. an Banken für Zahlungen oder an Subunternehmer für Dienstleistungen). Bei der Einschaltung externer Dienstleister stellen wir durch vertragliche Regelungen sicher, dass Ihre Daten nach europäischen Standards geschützt werden – auch dann, wenn eine Verarbeitung in Drittstaaten erfolgt.

4.3 Aufbewahrungszyklen für Geschäftsdaten
Ihre Daten werden nach Beendigung der Geschäftsbeziehung für die Dauer der gesetzlichen Verjährungsfristen (3 bis 30 Jahre) sowie der steuerrechtlichen Aufbewahrungsfristen (bis zu 10 Jahre) gespeichert und anschließend fachgerecht vernichtet.

4.4 Informationszusendungen und Direktmarketing
Wir erlauben uns, Bestandskunden und Mitglieder über relevante Angebote, Termine und fachliche Neuigkeiten zu informieren. Dies geschieht auf Basis unseres berechtigten Interesses an der Pflege der Geschäftsbeziehung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) und unter Beachtung des § 7 Abs. 3 UWG. Sie können dieser Verwendung Ihrer Daten jederzeit formlos widersprechen.

4.5 Dokumentation von Veranstaltungen (Bild und Ton)
Bei unseren Netzwerk-Events werden Foto- und Videoaufnahmen zur Dokumentation und Öffentlichkeitsarbeit erstellt. Dies dient der Darstellung unserer Aktivitäten in Printmedien und auf sozialen Kanälen. Die Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Falls Sie im Einzelfall nicht abgebildet werden möchten, können Sie dies dem zuständigen Personal vor Ort jederzeit mitteilen.

4.6 Moderne Kommunikation
Unser Netzwerk fördert den professionellen Austausch. Zur Koordination nutzen wir auch Messenger-Dienste wie WhatsApp. Da hierbei Daten an Server außerhalb der EU (WhatsApp Ireland Ltd.) übertragen werden können, erfolgt diese Nutzung ausschließlich auf freiwilliger Basis (Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO).